همه چیز از سفر پژوهشی چهار روزه به شیرگاه در تعطیلات نیمه خرداد ماه ۱۳۹۲ شروع شد. در آنجا سراغ سفرهای خارجی را از دکتر منصوری گرفتم و ایشان گفتند که تا الان کسی مسئولیت پیگیری کارهای سفر را بر عهده نگرفته. جرقه‌ای به ذهنم زد و یاد حرف پروانه غضنفری (مسئول انجمن سفرهای خارجه) افتادم که در یکی از جلسات سفر چین در پکن داشت می‌گفت: «نزدیک بود سفر ما به سرزمین چین و تبت، لغو بشه و زنجیره سفرهای پژوهشی منظر (سفرهای سالانه به خارج از کشور) منقطع بشه… » این کلمه منقطع شدن در ذهنم مانده بود. به دکتر منصوری پیشنهاد دادم که اگر کسی پیگیری کارهای سفر امسال را به عهده نمی‌گیرد، من می‌توانم این کار را انجام بدهم. به این ترتیب، روز سه شنبه ۲۱ خرداد ماه ۱۳۹۲ اولین جلسۀ انجمن سفرهای خارجی با حضور دکتر منصوری، آیدا آل هاشمی، پروانه غضنفری، آرمان مینیاتور و من برگزار شد. طی این جلسه تصمیم گرفتیم که با توجه به محدودیت زمانی، برنامه‌ریزی سفر تابستان ۱۳۹۲ را برای منطقه «قفقاز» انجام بدهیم؛ سفری که قرار بود دو سال قبل برگزار شود و آن زمان، حمیدرضا صالحی پیگیر کارهای سفر بود. این بار مسئولیت سفر به من واگذار شد. پس از جلسۀ اول انجمن سفر، کار من به عنوان مسئول سفر شروع شد:
– نقطه اول؛ ایمیل به حمیدرضا صالحی و دریافت اطلاعات سفر قفقاز ۲۰۱۱: برنامۀ سفر بر مبنای اطلاعات دریافتی و برای ۲۱ روز در سال ۲۰۱۳ در نظر گرفته شد. فراخوان سفر «قفقاز» به گروهی از دانشجویان، اعضای انجمن سفرهای پژوهشی و فارغ‌التحصیلان ارسال شد. بعد از نامه‌نگاری از طرف پژوهشکدۀ نظر با سفارت‌های گرجستان و ارمنستان، برای به‌دست‌آوردن اطلاعات دقیق و موثق با آقای حسینی، رئیس بنیاد مطالعات قفقاز و آقایان جعفری و مختار نمایندگان این بنیاد جلسات حضوری برگزار گردید تابا آگاهی هرچه بیشتر و بهتر به تعیین مسیرها و مکان‌های بازدید بپردازیم. به موازات این رایزنی‌ها و مذاکرات که از طرف دیگر با آژانس‌های مسافرتی هم ادامه داشت، جلسات دوره‌ای کمیته سفر نیز ادامه داشت. طی این جلسات خانم پدیده عادلوند به عنوان مسئول گروه‌های پژوهشی و خانم آیدا آل‌هاشمی به عنوان مشاور ایشان انتخاب شد. تعیین دبیر گروه‌های تحقیقاتی و مسئولیت‌هایی مانند سردبیری گروه عکس، گرافیک، فیلم و سفرنامه‌، نیز انتخاب افرادی محدود برای استفاده از بورس پژوهشی در این جلسات انجام شد. نهایتاً ایمیلی حاوی چگونگی پرداخت هزینه، برنامۀ سفر، راهنمایی برای عضویت در سازمان ایکوموس و برنامۀ سفر تمرینی به شیرگاه برای هم‌سفران ارسال شد.

بدین‌ترتیب و با مطالعۀ مسیرها و راه‌های سفر، برنامه ۱۷روزه برای سفر پژوهشی به سرزمین «قفقاز» تهیه شد:

نویسنده: فاطمه مردانی